Workflow-gesteuerte Fraud Prevention und Know Your Customer-Prozesse

Compliance-Vorgaben diktieren bei der Abwicklung von Geschäften den Alltag: Gesetzliche Bestimmungen und andere externe sowie unternehmensinterne Richtlinien zwingen Unternehmen bzw. ihre Mitarbeiter dazu, eine ganze Reihe an Maßnahmen zu ergreifen, die u. a. Geldwäsche verhindern, das Einhalten von Embargobestimmungen sicherstellen und das Schaffen von Transparenz unterstützen sollen. Die Vermeidung von Betrugsfällen (Fraud prevention) schützt Unternehmen außerdem vor drohenden Risiken wie z. B. Zahlungsausfällen, die durch Wirtschaftskriminalität verursacht werden.

Das Geldwäschegesetz sowie die 3. Geldwäsche-Richtlinie bilden die rechtliche Grundlage für das Prinzip von „Kenne deinen Kunden“ bzw. „Know Your Customer (KYC)“. Die Begrifflichkeit bringt es schon auf den Punkt: Der eigene Kunde muss hinsichtlich bestimmter Kriterien durchleuchtet werden, damit ausgeschlossen werden kann, dass die einzugehende (oder eingegangene) Geschäftsbeziehung gegen Compliance-Vorgaben verstößt. Andernfalls drohen empfindliche Sanktionen und Imageschäden – ganz abgesehen von dem eigenen wirtschaftlichen Verlust, den ein Unternehmen durch Betrugsfälle erleiden könnte.

Zu ermitteln ist beispielsweise gemäß 3. Gw-RL, Art. 8 der wirtschaftlich Berechtigte, was in komplexen Fällen mit Beteiligungsstrukturen über mehrere Ebenen sehr unübersichtlich und schwer nachvollziehbar werden kann. Auch politisch exponierte Personen (sog. PePs) müssen identifiziert werden, denn sie unterliegen erhöhten Anforderungen in Bezug auf Geldwäsche. Schließlich müssen identifizierte Personen u. U. gegen rund 400 Sanktionslisten abgeglichen werden.

Diese und weitere Maßnahmen sind, wie bereits angedeutet, nicht nur beim Anbahnen einer neuen Geschäftsbeziehung notwendig, sondern auch in ihrem Verlauf: es muss eine permanente dynamische Überwachung sichergestellt werden (3. Gw-RL, Art. 8).

IT-gestützte Überwachungsmaßnahmen machen das möglich: Ein Lösungsansatz kann etwa sein, dass zu Beginn einer Geschäftsbeziehung anhand der ermittelten Informationen eine Risikoklasse vergeben wird. Diese kann bei Vorlage neuer Erkenntnisse während der Geschäftsbeziehung dynamisch angepasst werden – und das Unternehmen kann ggf. tätig werden. Die Dokumentation aller Schritte ermöglicht es Unternehmen außerdem, jederzeit allen Nachweispflichten nachzukommen.

Ein Ausblick in die nahe Zukunft zeigt, dass die Compliance-Vorgaben noch verschärft bzw. erweitert werden. Die 5. EU-Geldwäscherichtlinie ist bereits verabschiedet und ihre Vorgaben sind vom deutschen Gesetzgeber bis zum 10. Januar 2020 in nationales Recht umzusetzen. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den anstehenden Änderungen auseinandersetzen. U. a. müssen Verpflichtete z. B. künftig „gegebenenfalls“ auch den Nachweis der Registrierung im Transparenzregister erbringen. Es ist jedoch noch unklar, wann es eine Online-Schnittstelle zum automatischen Abgleich geben wird.

Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben im Unternehmen ist zeitintensiv, aufgrund der Komplexität fehleranfällig und sie schafft keine Wertschöpfung. Trotzdem ist sie notwendig.

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