Was gutes Workflowmanagement ausmacht

Geschäftsprozesse gestalten, prüfen, optimieren und bei Änderungsbedarf schnell und einfach anpassen – nicht nur im Risiko- und Kreditmanagement sind dies wichtige Anforderungen an Unternehmen. Eine moderne Software bietet die notwendige Unterstützung, sofern sie einige wesentliche Merkmale und Funktionen mit sich bringt. Lesen Sie hier, worauf bei der erfolgreichen Auswahl und Einführung einer passenden IT-Lösung zu achten ist.

Der Einsatz von Workflowmanagement-Systemen zur Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen im u. a. Kreditmanagement ist nichts Neues. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es geht um die die Einhaltung von Abläufen, Klarheit über Zuständigkeiten, (Teil-)Automatisierung von Prozessen, lückenlose Dokumentation und permanentes Überwachen & Verbessern von Arbeitsabläufen.

Allerdings sind Prozesse im Unternehmen nie isoliert zu betrachten. Sie sind in eine Prozesslandschaft eingebettet und haben zwangsläufig Berührungspunkte und Schnittstellen zu verschiedenen Bereichen. Für eine echte Optimierung von Workflows ist es deshalb wichtig, Silodenken und Prozessbrüche zu überwinden und übergreifende Prozesse im System abbilden zu können. Darüber hinaus ist es auch elementar, Veränderungen an Prozessen schnell und ohne großen Aufwand umsetzen zu können. Märkte und externe Rahmenbedingungen verändern sich permanent, wie bspw. die EU-Geldwäscherichtlinie, die bereits mehrfach aktualisiert wurde und es notwendig macht, Know Your Customer-Prozesse im Unternehmen immer wieder flexibel anzupassen. Schnelle Reaktions- und Anpassungsfähigkeit werden in solchen Fällen zum entscheidenden Erfolgskriterium. Da ist es von Vorteil, wenn für Prozessänderungen in Workflows nicht erst ein IT-Dienstleister beauftragt werden muss, sondern diese im System mit Hilfe entsprechender Editoren ganz einfach selbst angepasst werden können.

Ein zukunftsorientiertes Workflowmanagement-System muss beides können: die einfache Integration in bzw. die Anbindung an Umsysteme und die Möglichkeit, Prozesse kurzfristig und vor allen Dingen selbstständig an neue Bedürfnisse anpassen zu können.

Evolutionäres Prozessdesign

Workflowmanagement bedeutet, Arbeitsabläufe durch Modellierung sichtbar zu machen und zu reglementieren. Die daraus resultierende Transparenz bietet die Möglichkeit, genau zu erkennen, wie die Prozesse im Unternehmen tatsächlich laufen und wo ggf. Schwachstellen existieren. Im besten Fall befindet man sich dann in einem Kreislauf der permanenten Optimierung.

Der Ablauf ist im Groben wie folgt: Prozesse werden fachlich designt und dann in eine Modellierungssprache überführt (wie z.B. BPMN, dem Industriestandard für die Abbildung von Prozessen), die von einer Workflowengine, automatisiert verarbeitet werden kann. Anschließend werden diese Modelle von der Engine ausgeführt. Während der Ausführung werden Daten gesammelt, anhand derer unerwünschte Auffälligkeiten sichtbar werden, wie z. B. lange Liegezeiten manueller Schritte. Die Identifikation dieser Auffälligkeiten stellen Ansatzpunkte für die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse dar.

Die laufende Optimierung aufgrund von neuen Erkenntnissen ist aber nur ein Aspekt bei der Evolution von Prozessen. Auch bei der initialen Umsetzung kann direkt ein evolutionärer Ansatz verfolgt werden. So kann ein Prozess, der zu Beginn noch weitestgehend manuell und nicht-integriert ist, in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess stufenweise weiterentwickelt werden. Am Ende können auch Prozessstart und -ende automatisiert sein. Medienbrüche sind entfernt und durch Systemschnittstellen ersetzt.

Wesentliches Merkmal ist, dass mit jeder Erweiterung, Verbesserung und Umstrukturierung des Prozesses ein höherer Reifegrad erreicht wird. Man bezeichnet dies als „evolutionäres Prozessdesign“: Mit jeder Evolutions- oder Überarbeitungsstufe wird der Prozess besser - effizienter, effektiver, integrierter.

Geschäftsregeln im System abbilden

Voraussetzung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die Abbildung von Business Rules, also Geschäftsregeln. Mithilfe spezieller Tools wie z. B. der Decision Model and Notation (DMN)-Modellierungssprache können Regeln flexibel in Form von Entscheidungstabellen erstellt und angebunden werden. Im Zusammenspiel mit BPMN-basierten Prozessen wird dann der Ausgabewert einer DMN-Regel genutzt, um den weiteren Prozessverlauf zu bestimmen: Ist das Rating aufgrund der Eingabewerte bspw. kleiner als BBB, so wird automatisch eine Sicherheit angefordert. In allen weiteren Fällen ist der Prozess zu Ende.

Von Vorteil ist es, wenn Entscheidungstabellen wie diese 1:1 im System eingesehen werden können. Die Gründe für getroffene Entscheidungen sind somit für jeden zu 100% transparent und nachvollziehbar. Außerdem, und das ist mindestens genauso von Bedeutung, können die Tabellen und damit die Entscheidungsvorgaben direkt im System bearbeitet werden. Die Änderung von Geschäftsregeln ist somit einfach, schnell und durch das Unternehmen selbst durchführbar.

Fazit: Potenziale von Workflowmanagement

  • Werden unternehmensweit dieselben Modelle und Tools für Definition, Implementierung und Ausführung von Geschäftsprozessen und -regeln genutzt, reduziert dies Missverständnisse und fördert die (prozess-) übergreifende Kommunikation.
  • In BPMN modellierte Prozesse stellen sicher, dass keine Prozessschritte vergessen werden und sorgen für klare Zuständigkeiten. Auch ein vollständig manueller Prozess bietet so bereits einen Mehrwert in der Ablauforganisation.
  • Die Automatisierung von Prozessen ist einfacher, da einzelne Bausteine einfach ausgetauscht oder ein gesamter Prozess direkt restrukturiert werden können. DMN hilft hierbei das Ganze noch flexibler und effizienter zu gestalten.
  • Die Integration von Umsystemen bzw. die Anbindung an andere Systeme ermöglicht schließlich die Eliminierung von Medienbrüchen und die Einbettung von Prozessen in bestehende Lösungen.

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